اتوماسیون مدیریت منابع انسانی HR چگونه در زمان و هزینه صرفه جویی می کند؟


1399/11/08 12:40:54 ب.ظ

مقدمه

 آیا به این موضوع فکر کرده‌اید که ناکارآمدی تا چه میزان به تجارت شما ضربه وارد می‌کند؟ بنابر آمارهای ثبت شده، نزدیک به 30% از بار مالی شرکت‌ها ناشی از بی‌نظمی و عدم کاردانی نیروی انسانی است. اعداد و ارقامی که می‌تواند با مدیریت مناسب، بیش از این کاهش یابد. شما به عنوان مدیر یا صاحب یک کسب‌وکار به خوبی می‌دانید که نیروی انسانی و کارمندان یک سازمان همچون ستون‌های آن هستند. تا زمانی که این بخش به خوبی مدیریت، کنترل و نظارت نشود، نمی‌توان امیدی به پیشرفت تجارت داشت.

بررسی حضور و غیاب، محاسبه حق بیمه و دستمزد، پاداش و مرخصی کارگران مطابق قانون کار کشور، نظارت و کنترل بر نیازهای آموزشی و مسائل مشابه، بخشی از مسئولیت‌های مدیریت منابع انسانی است. پردازش و بهبود مجموعه‌ی این اطلاعات به صورت دستی زمان‌بر و حتی پرهزینه و مشکل خواهدبود. در حالی که این محاسبات همراه با خطا و اشتباهات زیادی است. اینجاست که تکنولوژی وارد عمل می‌شود؛ با روی کار آمدن اپلیکیشن‌های HR به وضوح می‌توانید تاثیرات مثبت آن را در کاهش هزینه‌ها و زمان مشاهده کنید. شاید بپرسید چگونه؟ دلایلی که در این مقاله مطالعه می‌کنید، شما را شگفت زده خواهد کرد و به میزان قابل توجهی مشکلات ناشی از روش‌های سنتی را کاهش خواهدداد.

 

مدیریت

مدیریت یک ارگان مسئولیت سنگینی است؛ به ویژه اگر با شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ‌تر و مهم‌تر نیزمواجه باشید. در غیاب نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، گروه مدیریت باید زمان زیادی را صرف رسیدگی به اطلاعاتی همچون حضور غیاب، مرخصی، بیمه و حقوق و مزایا نماید. درحالی که این مدت زمان می‌تواند صرف کارهای با ارزش‌تری همچون بهبود نرخ فروش سازمان شود. با وجود نرم‌افزارهای HR، کارمندان می‌توانند به طور دقیق زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند؛ از وضعیت مرخصی، حقوق و مزایای خود در هر زمانی مطلع شوند. مسلما هیچ کسی نمی‌خواهد ربات‌ها و یا موجودات انسان‌نما جایگزین انسان‌ شوند؛ اما زمانی که بحث بازدهی بالاتر، صرفه‌جویی زمان و هزینه مطرح و مورد تاکید قرار می‌گیرد، این سیستم‌های اتوماتیک و ابزارهای خودکارهستند که عملکرد بهتری دارند.

 جمع آوری داده‌ها و گزارش دهی

جمع‌آوری داده‌های مربوط به حضور و غیاب کارمندان و بررسی آنها فرآیندی است که معمولا روزها زمان و انرژی می‌طلبد. در حالی که نرم‌افزار حضور غیاب تمامی اطلاعات دریافتی را در زمانی بسیار کوتاه‌تر و با سرعتی به مراتب بالاتر پردازش می‌کند. در نهایت یک گزارش دقیق و بدون نقص با هزینه‌ی کمتر روی میز مدیریت قرار می‌گیرد. به این روش جمع‌آوری و اطلاعات و خروجی گزارشات به سهولت جهت انجام امور اجرایی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 

بهبود جریان کار

سیستمی که با استفاده از آن اطلاعات کارمندان و کارکنان بتواند وضعیت خود را بروز کند، کمک زیادی به عملکرد شرکت‌ می‌کند. فرض کنید کارمندی از فرصت مرخصی استعلاجی و یا انواع مرخصی درمانی استفاده کرده است؛ حال می‌تواند بدون هیج دردسری مدارک خود را در اتوماسیون بارگذاری کند. به این ترتیب مدیران به طور کامل بر وضعیت کارمندان نظارت می‌کنند. وجود این سیستم‌ها در هر سازمانی الزامی است. چرا که با وجود این نرم‌افزارها روند پردازش حضور و غیاب کارمندان سریع‌تر و دقیق‌تر است. بنابراین حقوق و مزایای کارکنان با اطمینان پرداخت می‌شود.

 

اطلاعات دقیق

انسان جایزالخطاست؛ یعنی فرد مسئول بررسی اطلاعات حضور و غیاب، ممکن است در اثر خستگی و یا حواس پرتی و سایر خطاهای انسانی دچار اشتباهاتی شود. بروز این اشتباهات و محاسبه نادرست  و یا اشتباه حقوق کارمند دور از انصاف است. برای جلوگیری از نارضایتی کارمندان، لازم است با سیستم‌های HR آشنا شوید. زمانی که از نرم افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنید، با خیالی آسوده و به‌دور از استرس از صحت اطلاعات آن اطمینان دارید. بنابراین دیگر نیازی به بررسی‌های مجدد داده‌ها و صرف زمان اضافی همراه با ابهامات مجدد در محاسبات برای رسیدگی به اعتراضات کارمندان نخواهد بود. این نرم افزارها رضایت دو جانبه کارمندان و مدیران را فراهم می‌کنند.

 

 روابط بین کارمندان

زمانی که کارمند به این موضوع واقف است که عملکردش به دقت تحت نظارت و بررسی مدیریت است و هیچ اشتباهی در این مورد رخ نمی‌دهد، احساس رضایت و خشنودی بیشتری خواهد داشت. در این ادارات دیگر خبری از تنش‌ها و اعتراضات برای اشتباهات محاسباتی در حقوق و مزایا نیست. کارمندی که وضعیت مرخصی خود را از اتوماسیون می‌بیند، دیگر اعتراضی به عدم تایید مرخصی ندارد. در این سازمان‌ها مدیران به جای بررسی شکایات کارمندان، به کارهای مهم‌تری رسیدگی می‌کنند. در نتیجه در چنین محیط‌هایی شاهد نیروی شادتر و با بازدهی بالاتری هستیم که می‌توانند عملکرد شرکت را بهبود ببخشند.  

 

خلاصه مطلب

شما به عنوان مدیر یک سازمان یا صاحب یک تجارت، این مسئولیت را بر دوش دارید که در هر شرایطی ابتکار به خرج دهید تا بازدهی کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید. در عصر امروزی استفاده از فرم‌های کاغذی و سنتی برای ثبت اطلاعات و حضورغیاب دستی چندان مورد استقبال کارمندان قرار نمی‌گیرد. به بیان ساده‌تر، این روش‌های سنتی تنها راهی برای اتلاف زمان و هزینه هستند. با این تفاسیر چرا از سیستم‌های نوین حضور غیاب آنلاین استفاده نکنیم؟ سامانه‌هایی که به کارمندان نظم و انگیزه‌ی بیشتری برای انجام امور محوله می‌بخشد. اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین تایمزی، سیستمی کاملا مجهز و پیشرفته برای بهبود کسب‌وکار شماست. نرم‌افزاری که تا حد قابل توجهی در زمان و هزینه‌های شما صرفه‌جویی خواهد نمود.

 

 

منابع 

  1. https://smallbiztrends.com/2018/07/benefits-of-hr-software.html
  2. https://asanify.com/blog/human-resources/how-cloud-hr-software-can-save-your-time-and-money/
  3. https://www.thebalancesmb.com/how-hr-software-can-save-your-small-business-money-4174988
  4. https://www.mitrefinch.co.uk/blog/workforce-management/how-automating-hr-processes-can-save-you-time-and-money/