تاثیر مدیریت حضور و غیاب کارکنان در بهبود عملکرد یک سازمان


1399/11/08 12:58:33 ب.ظ

در عصر حاضر مدیریت کارکنان و تسلط بر ثبت تردد پرسنل کمی دشوار به نظر می رسد. گاهی مدیران  و صاحبان کسب و کارها از حضور و غیاب کارمندان خود شکایت و گله دارند. علیرغم این که یکی از عناصر مهم پیشرفت کسب و کار، حضور غیاب افراد در محل کار است. زمان حضور افراد از آن جهت مهم و حیاتی است که سبب افزایش بازدهی می‌شود و سود آن برای شرکت، اداره، سازمان و یا کسب‌و‌کار شما بیشتر می شود.

 بهتر است بدانیم مشکل اصلی ضعف در مدیریت زمان است. برخی تصور می‌کنند اضافه‌کاری به معنای مدیریت زمان و انجام درست کار افراد است که این یک باور اشتباه است و مدیر یک سازمان نباید با میزان اضافه‌کاری افراد خود به این نتیجه برسد. غالبا افرادی که به حضور و غیاب و زمان خود بی‌توجه هستند، مجبورند برای جبران این کم‌توجهی اضافه‌کاری کنند. راه‌حل این است که روش‌ها و ابزارهای کارآمدتری را به‌کار ببندیم. به‌عنوان مثال انتخاب سیستم و روش بیومتریک می‌تواند راه‌حل اثربخشی باشد. می‌توان با نظارت بر ثبت تردد، مدیریت کارکنان و نظارت بر حضور و غیاب آنها بر زمان نیز مدیریت مناسبی داشت.

حال در ادامه بحث، راه حل و روش‌هایی را پیشنهاد و ارائه می‌دهیم؛ که برای مدیریت کارکنان در ثبت تردد و حضور غیاب آنها موثر و مفید است.

 

بر سیستم حضور و غیاب و زمان مناسب سرمایه‌گذاری کنید

  در یک سازمان و نهاد اداری تمام بخش‌ها و افراد آن بخش مانند زنجیر در پیشبرد اهداف مؤثر هستند. پیشبرد و رشد یک ارگان به فعالیت‌های آن و عملکرد کارکنان یک سازمان بستگی دارد. بنابراین کوتاهی در انجام وظایف برای آن سازمان خسارت و زیان‌هایی را که گاهی غیر قابل جبران هستند را به بار می‌آورد. ثبت تردد یکی از آن کارهایی است که باید توسط مدیر انجام شود تا کارمند به حضور به موقع موظف گردد. همچنین اجرای سیستم ثبت تردد، مدیر را در کارهای دیگر یاری خواهد کرد. این فرایند، نظارت مدیر بر کارکنان پرداخت دستمزد، پرداخت جریمه و یا پاداش و نظارت مدیر بر کارکنان و سایر عملکردهای سازمانی را ممکن می‌سازد.

  

از ابزار سودمند و کاربردی بهره ببرید

با به کار گرفتن ابزار و روش‌های چند منظوره و پیشرفته‌ای مانند نرم افزار بیومتریک، دستگاه تشخیص چهره و دیگر راه حل‌های موجود می‌توان مدیریت کارکنان را به دست گرفت و ثبت تردد و حضور آن‌ها را با موفقیت انجام داد. این ابزارهای موجود ثبت تردد افراد امکان خطا کردن را از شما می‌گیرند؛ زیرا با دقت خاص و با حساسیت طراحی و تولید شده‌اند و مانند روش‌های ثبت دستی وقت گیر و دشوار نیستند. به دلیل حافظه‌های وسیعی که دارند برای مدت‌های طولانی مدیران را در نظارت و تصمیم گیری درباره حقوق و دستمزد کارکنان خود یاری می‌کنند.

 

کارهای کوچک و کم اهمیت‌تر را در زمان‌های هوشمند انجام دهید

گاهی بها دادن به کارهای کوچک زمان طلایی را از شما می‌گیرد. حضور و غیاب شما در زمان مناسب می‌تواند به همین کارهای کوچک وابسته شود. سعی کنید اولویت خود را بر روی فعالیت‌های مهم‌تر قراردهید. ممکن است همین کارهای کم اهمیت و کوچک در ثبت تردد به موقع شما اختلال ایجاد کند. 

 

جلسات کاری هم می‌توانند زمان را از شما بگیرند 

 جلسات و دیدارهای کاری از اجزای  مهم در کسب و کارها و مشاغل است. ممکن است در همین جلسات زمان‌های زیادی تلف شود. بنابراین، در صورت امکان این جلسات را با ایمیل و برقرای تماس و یا استفاده از اپلیکیشن های حضور و غیاب انجام دهید.

 

وقفه‌های کاری را بشناسید و کاهش دهید 


مدیریت زمان با وجود وقفه‌هایی که به وجود می‌آیند، دچار مشکل می‌شود. بعضی از وقفه‌ها شما را مشغول می‌کنند و از حضور به موقع در محل کار باز می‌دارند؛ در آن صورت ثبت تردد با تأخیر صورت می‌گیرد.

 

 هدف خود را از کارتان بشناسید

با شناخت و تمرکز بر روی اهداف خود از انجام کارهای بیهوده دوری کنید و در مدیریت زمان موفق عمل کنید. شناخت اهدف بر روی حضور غیاب شما هم مؤثر خواهد بود. 

 

به خودتان اهمیت دهید 

یادتان باشد که استراحت کافی و سلامت شما بر روی ثبت تردد به موقع و حضور در محل کارتان تأثیر گذار است. 

  

معرفی ابزار کاربردی 

دانستیم که ابزاری مناسب می‌تواند ما را در مدیریت بر روی کارکنان و کارمندان، ثبت تردد و حضور آنها یاری رساند. در سامانه جامع حضور و غیاب شرکت طرح و پردازش غدیر، ابزاری تحت عنوان نرم‌افزار حضور و غیاب اطلس معرفی شده است. این سیستم طوری طراحی شده است که امکانات گسترده ای را در این حوزه فراهم می‌سازد.