اجزای اصلی راهکار جامع مدیریت منابع انسانی


1399/04/28 03:15:50 ب.ظ

مجموعه‌های نرم‌افزاری زیادی برای مدیریت منابع انسانی در بازار وجود دارند ولی مهمترین مزیت رقابتی این سیستم‌ها یکپارچگی و جامع بودن آنهاست.

اما اجزای اصلی راهکار جامع مدیریت منابع انسانی چیست؟

و چگونه می‌توان یک سیستم نرم‌افزاری را واجد شرایط جامعیت و یکپارچگی دانست؟

 سیستم جامع مدیریت منابع انسانی باید بتواند نیازهای مختلف یک سازمان را جدای از وسعت و پراکندگی آن پوشش دهد، روال‌ها و دستورالعمل‌های متنوع اداری و استخدامی را پشتیبانی کند و مطابق جدیدترین متدهای مدیریت منابع انسانی در حوزه‌هایی مثل ارزیابی عملکرد کارکنان یا نظام جبران خدمات و خدمات رفاهی پاسخگوی نیازها‌ی سازمان باشد.

در اولین قدم یک سیستم یکپارچه منابع انسانی باید بتواند در حالت‌های مختلف سازمان‌های دولتی، شرکت‌های تجاری یا صنایع، ساختار سازمانی را به نحو بهینه‌ای مدیریت کند و اطلاعات آنرا بروز نگه دارد.  در مرحله بعد نرم‌افزار پرسنلی یا سیستم کارگزینی قرار می‌گیرد که اطلاعات کاملی از مشخصات فردی و سازمانی هر کارمند را نگه‌ می‌دارد و بخش مهم آن صدور احکام و آرشیو پرونده پرسنلی کارکنان است. سیستم حضور و غیاب برای نگهداری اطلاعات کارکرد دوره‌ای کارکنان استفاده می‌شود که با ارتباط با نرم‌افزار پرسنلی سوابق اجرایی هر کارمند را تشکیل می‌دهد. نرم‌افزار حقوق و دستمزد که به دلیل ماهیت مالی و حسابداری آن در محاسبه حقوق ماهانه کارکنان، در برخی ساختارهای نرم‌افزاری در حوزه نرم‌افزارهای مالی قرار می‌گیرد، با دریافت اطلاعات نرم‌افزار حضور و غیاب و براساس دستورالعمل‌های اختصاص هر سازمان؛ عملیات محاسبه حقوق ماهانه کارکنان را انجام می‌دهد و به این ترتیب بخش چهارم بنیان‌های اصلی یک سیستم جامع مدیریت منابع انسانی را تشکیل می‌دهد.

 

اجزای اصلی سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی

نرم‌افزار تشکیلات سازمانی 

تشکیلات سازمانی یکی از سیستم‌های پایه‌ای حوزه منابع انسانی است که امکان نگهداری کلیه اطلاعات مربوط به پست‌های سازمانی را از سنوات قبل تاکنون فراهم می‌کند. در این سیستم تمامی ویرایش‌های ساختار مصوب سازمان ثبت شده، بنحوی که کلیه مستندات، تاریخچه‌ها، وظایف و اطلاعات مرتبط به سهولت قابل دسترسی است. ارتباط گسترده نرم‌افزار تشکیلات سازمانی با سایر سیستم‌های حوزه منابع‌انسانی به خصوص نرم‌افزار پرسنلی موجب مکانیزه شدن مفاهیم کارگزینی شده و در سطحی بالاتر بستر اجرایی مناسبی برای تعالی سازمانی ایجاد می‌کند.

 

نرم‌افزار پرسنلی

نرم‌افزار پرسنلی یا همان سیستم کارگزینی به همراه نرم‌افزار تشکیلات سازمانی از سیستم‌های پایه‌ای حوزه منابع انسانی شمرده می‌شود و برخلاف بسیاری سیستم‌های مشابه، عملکردی فراتر از مفهوم کارگزینی الکترونیک را ارائه می‌دهد. نرم‌افزار پرسنلی بستری برای چرخه بزرگ منابع انسانی از جذب تا خاتمه همکاری و بازنشستگی فراهم می‌کند و کلیه سیستم‌های حوزه منابع انسانی و مالی دیدگاه چه مستقیم و چه با واسطه، اطلاعات پرسنلی کارکنان سازمان را از این سیستم دریافت می‌کنند.

 

نرم‌افزار حقوق و دستمزد

در انتهای فرآیند نظام جبران خدمات، محاسبه حقوق و مزایای پرسنل و نیز تولید اسناد مربوط به پرداخت‌ها قرار می‌گیرد. نرم‌افزار حقوق و دستمزد  نیز در همین راستا در حوزه منابع ‌انسانی مجموعه قرار گرفته و طراحی آن به‌گونه‌ایست که از طریق تعریف دسترسی، کاربر این سیستم، از واحد مالی سازمان نیز می‌تواند به اجرای فرآیندهای موردنظر اقدام کند. ارتباط مکانیزه نرم‌افزار «حقوق و دستمزد» با سایر نرم‌افزارهای موجب می‌شود اطلاعات حکمی کارکنان بطور اتوماتیک از سیستم پرسنلی دریافت شود و پس از محاسبه کارکرد با توجه به اطلاعات تردد ثبت شده در نرم افزار حضور و غیاب، محاسبات حقوق و مزایا در نرم‌افزار حقوق و دستمزد انجام شود. تولید اتوماتیک سندهای پرداخت جهت تامین اعتبار و صدور سند قطعی در نرم‌افزارهای حوزه مالی نیز این چرخه را کامل می‌کند.

 

 

نرم‌افزار حضور و غیاب 

نرم­ افزارحضور و غیاب به عنوان نرم‌افزار کنترل تردد کارکنان در سازمان استفاده می‌شود و با ثبت اطلاعات کارکرد پرسنل و تهیه گزارشات ساعات حضور و غیاب کارکنان و ارسال خودکار این داده‌ها به نرم‌افزار حقوق‌و دستمزد، نقش مهمی در محاسبه حقوق کارکنان ایفا می‌کند. انعطاف‌پذیری و ساختار داینامیک این نرم‌افزار اجازه ارتباط با انواع مختلف سخت‌افزارهای ثبت تردد و دستگاه‌های کارت‌ساعت را فراهم می‌کند و سازمان‌های مشتری در این زمینه با هیچ محدودیتی مواجه نیستند.